Требуется в системе настроить учет документа в архив сразу в два дела. Например, оригинал в дело входящие, а копию в проект. Подскажите, пожалуйста, это разрешено стандартом?
Ключевое отличие от предыдущей ситуации с грифами в том, что здесь речь идет не о нарушении режима конфиденциальности, а о разных функциях экземпляров одного документа.
Да, это разрешено и соответствует принципам делопроизводства. Оригинал документа помещается в дело по его основной функции (например, «Переписка с подрядчиком»), а его копия (или выписка) — в тематическое/проектное дело, где она необходима для работы и контекста.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 закрепляет принцип: документ должен храниться в деле, которое соответствует его содержанию и функции.
Экземпляр документа (подлинник или копия) должен быть закреплен за своим местом в номенклатуре дел для обеспечения поиска и сохранности.
Номенклатура дел — это система хранения, а не единовременного учета. Документ может быть востребован в нескольких рабочих контекстах.
При окончательном формировании дел постоянного хранения в архив передается только дело с подлинниками. Проектное дело с копиями, как правило, имеет временный срок хранения и после завершения проекта и истечения срока может быть уничтожено по акту.
