Исполнение запросов, поступающих в корпоративный архив
🗂️ В корпоративный архив чаще всего обращаются, чтобы ответить на внешние запросы, поступающие от государственных органов или бывших работников организации.
Задача архивиста - предоставить документы, которые ему передали на хранение. Порядок, по которому архив будет исполнять поступающие запросы, нужно регламентировать. В идеале — утвердить Положением по ведению архивного дела в организации.
В документе необходимо установить правила, которые касаются:
1️⃣ Формы запроса. Нужно расписать, как направлять заявку — по СЭД или по электронной почте, — или будет достаточно звонка.
2️⃣ Срока ответа. Обычно срок исчисляется в днях и не может быть менее одного рабочего дня.
3️⃣ Формы ответа. Варианты: архивариус направляет скан-копию в отдел, или работник отдела приходит в хранилище и сам копирует документы, которые подготовил архивист.
4️⃣ Формы доставки единиц хранения, если требуется подлинник документа. Укажите, кто доставляет в отдел подлинники документов из архива.
Для того чтобы исполнить большинство запросов, достаточно скан-копии документа. Оригиналы единиц хранения выдают из корпоративного архива только в крайнем случае. Например, для представления суду или проверке.
Будем благодарны вашим реакциям! Именно они помогают делать для вас действительно важный и полезный контент!
❤️ — Спасибо, было полезно
🤔 — Заставили задуматься
👍 — Интересный материал
😐 — Бесполезная информация :)
@delisarchiv
