Поставлена задача в номенклатуре дел объединить дела с одинаковым названием, но разными грифами «ДСП» и «КТ». Например, при объединении двух дел получается одно: «Переписка с организациями ограниченного доступа ДСП/КТ. Это разрешено? В соответствии с каким документом?
Нет, это не разрешено. Более того — это прямое нарушение базовых принципов защиты информации и архивного дела.
Объединение в одно дело документов с разными режимами конфиденциальности («ДСП» — служебная тайна, «КТ» — коммерческая тайна) создает недопустимые риски и противоречит нормативным требованиям.
Почему это запрещено с точки зрения информационной безопасности?
Формирование сводного дела из документов с разными грифами создает критическую уязвимость. Это:
нарушает принцип разграничения доступа (наименьших привилегий): сотрудник с доступом только к «КТ» автоматически получает доступ к «ДСП», и наоборот;упрощает хищение информации: нарушителю (внешнему или внутреннему) для получения массива разнородной защищаемой информации теперь достаточно обратиться к одному делу, а не к двум, хранящимся раздельно и под разным контролем;делает невозможным корректный аудит: сложно отследить, кто и когда работал с документами конкретного грифа, если они смешаны.На какие нормативные документы опереться?
Требование о раздельном учете и хранении вытекает из системного применения целого комплекса норм.
Для «ДСП» (служебная тайна):
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФОИВ, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 1233 Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".
Но помните, что документы "КТ" не относятся к категории "другие несекретные документы", так как это документы с особым режимом конфиденциальности. Приравнять их к несекретным — грубая ошибка.Для «КТ» (коммерческая тайна):
Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ст. 10) обязывает обладателя информации регулировать порядок обращения с ее носителями. Смешение с другими документами делает выполнение этого требования технически невозможным.Для архивного дела:
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 требует формирования дел по единым классификационным признакам. Гриф ограничения доступа (пометка) ключевой признак, определяющий особые условия доступа и хранения.К чему приведет объединение дел на практике?
При проверке такое сводное дело будет признано сформированным с грубым нарушением. Вы получите предписание о немедленном переформировании дел и, возможно, дисциплинарные взыскания за нарушение режима конфиденциальности.
Правильное решение и ваши аргументы
Задача должна быть не «объединить», а обеспечить корректное раздельное формирование и хранение.
В номенклатуре дел должно быть две отдельные строки:
... Переписка с организациями ограниченного доступа (пометка «ДСП»)
... Переписка с организациями ограниченного доступа (гриф «КТ»)
Ваши аргументы для постановщика задачи:
1. «Это нарушает правовые нормы (см выше)».
2. «Это создает уязвимость в системе защиты информации компании, облегчая утечку».
3. «Это приведет к санкциям при проверках, и нам придется срочно все переделывать».
Объединение дел с разными грифами — это не оптимизация, а инцидент информационной безопасности. Настаивайте на раздельном оформлении. Это требование является безусловным и направлено на защиту интересов самой организации.
