Что такое входящий документ?
Какие признаки есть у входящего письма?
Как правильно регистрировать сопроводительные письма, страховые полисы, отчеты комиссионера, уведомления, акты сверок, справки для расчетов по услугам?
Один журнал или разные по видам входящих?
Что такое входящий документ
Входящий документопоток включает поступающие извне в вашу организацию документы. К видам входящих документов относятся, в том числе те, которые вы упомянули в вопросе. Важна правильная классификация по видам документов при обработке входящей корреспонденции.
Какие признаки есть у входящего письма, которое мы регистрируем в журнале регистрации?
При включении в СЭД необходимо внести сведения:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
8) способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
14) срок исполнения документа;
15) индекс дела по номенклатуре дел;
16) сведения о переадресации документа;
17) отметка о контроле;
18) гриф ограничения доступа к документу;
19) сведения об электронной подписи;
20) результат проверки электронной подписи <если подписан УКЭП>;
21) электронный адрес корреспондента;
22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
Как правильно регистрировать сопроводительные письма к договорам, страховые полисы, отчеты комиссионера, уведомления, акты сверок, справки для расчетов по услугам?
Регистрировать следует все входящие документы, прошедшие проверку и отбор к регистрации (есть перечень нерегистрируемых информационных материалов). Исключение – первичные учетные документы, которые не регистрируются, а принимаются к учету.
Вопрос регистрации бухгалтерской первички в общем делопроизводстве решается организацией самостоятельно, но такой подход скорее исключение, так как это большой документопоток, требующий значительного ресурса.
Надо регистрировать
Сопроводительное письмо к договорной документации. Содержит суть, поручение или просьбу (просим подписать и вернуть один экземпляр). Является документом-основанием для всей последующей работы с договором. Договор может быть зарегистрирован отдельно, но ссылка на входящее сопроводительное письмо в системе учета обязательна.Страховой полис. Подтверждает права (страховую защиту). Имеет юридическую силу и содержит уникальные реквизиты (номер, срок действия). Регистрация позволяет фиксировать факт поступления, контролировать наличие и местонахождение.Уведомление (банка, госоргана, контрагента об изменении реквизитов и пр.). Содержит официальную информацию, которая принимается в работу. Акт сверки. Это документ финансовой дисциплины. Фиксирует состояние расчетов на определенную дату. Регистрация позволяет отслеживать, кто/когда его прислал, и контролировать сроки подписания и возврата.
Не обязательно регистрировать в общем делопроизводствеОтчет комиссионера. Это первичный учетный документ, на основании которого проводятся финансовые операции, сверки и расчеты. Имеет прямую юридическую силу и бухгалтерскую значимость.Справка для расчетов по услугам. Это документ-основание для проведения платежа или бухгалтерской проводки.Один журнал регистрации или несколько?
Единый журнал (база данных) регистрации входящих документов – это ОСНОВА. После регистрации в общем журнале документы можно передать в профильные отделы, которые могут вести свой, более детальный учет.
#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #ЭДО #УправлениеДокументами
