Очень нужна помощь в правильной ссылке на законодательство для подтверждения такой информации: "Приказы по основной деятельности нельзя хранить в электронном виде без соблюдения требований закона ... в части подписания УКЭП и организации электронного архива."
Я так понимаю, что можем сослаться на приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. А вот где бы найти именно комплексное требование (УКЭП + архив)?
Правомерное хранение приказов по основной деятельности (приказ по о/д) исключительно в электронном виде без дублирования на бумажном носителе требует соблюдения комплекса мер, установленных законодательством.
Приказ по о/д имеет постоянный срок хранения, что требует проведения специальных мероприятий по обеспечению его юридической силы на весь период хранения.
Одним из инструментов поддержания юридической силы является УКЭП, которая обладает изначальным доверием благодаря тому, что выпускается аккредитованным УЦ, прошедшим проверку государства (Минцифры). Сама процедура проверки подлинности с помощью встроенных в ПО корневых сертификатов этого УЦ является техническим подтверждением этого доверия. Также из положений 63-ФЗ «Об электронной подписи» следует, что только УКЭП признается безусловным аналогом собственноручной подписи без необходимости дополнительных соглашений.
Провести проверку ПЭП невозможно, поскольку это не криптографический механизм и по своей природе ПЭП не обеспечивает юридически значимого подтверждения неизменности и авторства документа. Защищенность ПЭП основана на сохранении секретности логина/пароля, а не на математической сложности.
Провести проверку УНЭП можно, но автоматического доверия при ее проверке не возникает в связи с тем, что сертификат ключа проверки может быть выпущен корпоративным (не аккредитованным) удостоверяющим центром, и для проверяющей стороны не возникают гарантии соблюдения требований безопасности при подписании документа. Нельзя также надлежащим образом установить владельца сертификата и узнать, действовал ли сертификат на момент подписания.
Для обеспечения сохранности и неизменности в течение всего установленного срока хранения (включая долговременные и постоянные сроки), электронные документы должны передаваться в специализированную систему хранения электронных документов (СХЭД), отвечающую требованиям архивного законодательства (п. 4 приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).
При перемещении документа в СХЭД проводится проверка электронной подписи, и только если подпись документа вызывает доверие, он может быть помещен на постоянное хранение и в дальнейшем пройти процедуру технического подписания (доверенного архивирования) для продления действия УКЭП и обеспечения юридической силы.
#ЭлектронныйДокументооборот #СЭД #СХЭД #ЭДО #УправлениеДокументами #ЭЦП
