Важное замечание про УПД в XML и PDF форматахРаз уж пошел такой разговор, то будет не лишним поставить точку в спорах - когда нужен акт/УПД в XML формате, а когда достаточно передачи PDF по ЭДО или бумажного экземпляра?
_____
По операциям с НДС:
c 2026 года оформляем и принимаем в ЭДО только УПД и только в формате XML (эл. форматы актов вып. работ и накладную ТОРГ-12, предусмотренные приказами ФНС № 552 и № 551 с этого года будут отменены) в настоящее время обязательное использование ЭДО и формата XML для счетов-фактур (УПД, актов) предусмотрено только для маркируемых товаров или иностранных товаров, подлежащие прослеживаемости (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ, правила маркировки средствами идентификации отдельных видов товаров).Если счет-фактуру и первичную документацию у вас или контрагента подписывают разные люди, и нельзя объединить их в один документ – можно формировать отдельно счет-фактуру и отдельно УПД с функцией ДОП (по формату приказа ФНС № 970).
В остальных случаях возможно использование электронных счетов-фактур (УПД, актов, накладных) вместо или наряду с бумажными (не PDF, а именно бумага).
Можно ли использовать УПД в формате PDF для вычета и реализации с НДС?
Формат УПД утв. Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ для НДС.
Прямого запрета на PDF в тексте самого приказа или приложений к нему нет. Однако по всему тексту неоднократно указано, что расширение файла должно быть XML.
Учитывая сложности перевоспитания налогоплательщиков пока налоговики особо не придираются к вычетам по УПД, полученным в ЭДО в формате PDF, но в какой-то момент это перестанет работать потому что...
Есть ст. 93 НК РФ:
2. ... Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным [ФНС России], осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов ... составленным по форматам, установленным [ФНС России]...
То есть при проверке декларации по НДС УПД/акт на возмещение нужно представлять либо в формате XML, либо в скане, но быть готовым к предъявлению бумаги (это не проблема, если обе стороны живы и здоровы и сохранили печати и подписи в пределах 4-летней давности).
☝️ВЫВОД: при реализации / вычете с НДС, реализации маркируемой или прослеживаемой продукции УПД составляем и передаем по ЭДО только в формате XML.
_____
Для вычета расходов и реализации без НДС (напр. налог на прибыль или УСН)
В этих случаях УПД играет роль не счета-фактуры, а согласованной формы первичного документа, подтверждающего факт хоз. операции.
Для принятия расходов по УСН и налогу на прибыль при оказании услуг или реализации товаров способ и формат (XML или другой) первичного документа нормативно не установлен, достаточно, чтобы документ четко определял стороны, сумму, суть и дату операции.
Если договором предусмотрена передача актов/упд по ЭДО, то передача в формате PDF не делает такой документ нелегитимным.
☝️ВЫВОД: в случаях, не связанных с НДС или реализацией маркируемых или иностранных прослеживаемых товаров УПД/акт составляем и передаем по ЭДО в любом удобном формате (XML, PDF) или на бумаге.
Делитесь с коллегами и ставьте
🔥 если было полезно
😎 если плавализнаем
#простыми_словами
