في نهاية السنة المالية وبعد اعداد القوائم المالية فان بعض الحسابات يتم اقفالها والغاء ارصدتها وبعض الحسابات يتم تدويرها وترحيلها الى الفترة المالية التالية, ويمكن تصنيف الحسابات لغرض اقفالها الى حسابات حقيقية (دائمة) و حسابات اسمية (مؤقتة).
الحسابات الحقيقية (الدائمة)
وهي الحسابات التي لا يتم اقفالها و يتم ترحيل ارصدتها وتدويرها الى الفترة المالية التالية, وهي تتضمن جميع الحسابات الموجودة في قائمة المركز المالي, وهي حسابات الاصول والخصوم وراس المال .
الحسابات الاسمية (المؤقتة)
وهي الحسابات التي يتم اقفال ارصدتها في نهاية الفترة المالية, بحيث يصبح رصيدها صفر, وهي تتضمن حساب الايرادات وحساب المصروفات الموجودة في قائمة الدخل, ويتم اقفال هذه الحسابات في حساب خاص يسمى حساب ارباح وخسائر (ملخص الدخل), بحيث تقفل المصاريف التي لها ارصدة مدينة بجعلها دائنة, ويقفل حساب الايرادات التي لها ارصدة دائنة بجعلها مدينة, كالتالي :
قيد اقفال المصروفات :
المدين الدائن البيان
xxx من ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل)
الى مذكورين
xxx ح/المصاريف الادارية والعمومية
xxx ح/مصاريف البيع والتسويق
xxx ح/مصاريف وخسائر اخرى
اقفال حساب المصاريف والخسائر الاخرى
قيد اقفال الايرادات :
المدين الدائن البيان
من مذكورين
xxx ح/الايرادات
xxx ح/الايرادات والمكاسب الاخرى
xxx الى ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل)
اقفال حساب الايرادات والمكاسب الاخرى
اقفال حساب الارباح والخسائر (ملخص الدخل):
بعد اقفال حساب المصاريف والايرادات في حساب الارباح والخسائر, سيظهر رصيد الارباح والخسائر مدين اذا كانت المصاريف اكبر من الايرادات وهذا يعني ان المنشأة حققت خسارة في نهاية الفترة, ويظهر الرصيد دائن اذا كانت الايرادات اكبر من المصاريف وهذا يعني ان المنشأة حققت ربح, وبعد ذلك يقفل حساب الارباح والخسائر (ملخص الدخل) في احد حسابات حقوق الملكية (راس المال او حساب جاري صاحب المنشأة او في حساب الارباح والخسائر المحتجزة) كالتالي :
في حالة الربح :
المدين الدائن البيان
xxx من ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل)
xxx الى ح/جاري صاحب المنشأة او راس المال اوحساب أ.خ محتجزة
اقفال حساب أ.خ في حساب صاحب المنشأة او حساب راس المال اوحساب أ.خ محتجزة
في حالة الخسارة :
المدين الدائن البيان
xxx من ح/جاري صاحب المنشأة او راس المال اوحساب أ.خ محتجزة
xxx الى ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل)
اقفال حساب أ.خ في حساب صاحب المنشأة او حساب راس المال اوحساب أ.خ محتجزة
ملاحظة : من الناحية العملية فان اقفال حساب الارباح والخسائر (ملخص الدخل) في حساب راس المال سيؤدي الى تغيير رصيد حساب راس المال من فترة مالية الى اخرى, وهذا يؤدي الى اختلاف قيمة راس المال عن ما هو مسجل في عقد تاسيس المنشأة وهذا يخالف للقوانين المعمول بها في بعض الدول والذي يتطلب التغيير في راس المال الى اجراءات قانونية, فلذلك يفضل ان يتم اقفاله في حساب جاري صاحب المنشأة او في حساب ارباح وخسائر محتجزة.
