Создаем проект «Авто отчеты», аналогично тому, как мы сделали инструкцию для выгрузки налоговых деклараций PDF → Excel
Первый готовый промт будет детальный, каждый раз прикладываем 2 файла:
· карточку счета 1251 в PDF (excel пока не читает у меня)
· Excel-шаблон акта сверки (прилагаю)
Можно прямо отправить им этот текст (это и есть промт):
Заполни приложенный Excel-шаблон «Акт сверки расчетов с подотчетным лицом» данными из карточки счета 1251.
Используй карточку счета 1251 как единственный источник данных. Не меняй структуру и оформление Excel-шаблона.
Заполни в шапке:
ФИО сотрудника;
период карточки счета;
остаток на начало периода.
Перенеси операции из карточки счета 1251 в хронологическом порядке в следующие колонки:
1. Дата — дата документа.
2. Документ / основание — вид документа и его номер (платежное поручение, авансовый отчет, РКО, отражение зарплаты и т. п.).
3. Отчитался по расходам — суммы по авансовым отчетам. Если один авансовый отчет отражен в карточке несколькими строками по разным расходам, объедини все строки одного авансового отчета и покажи его одной строкой общей суммой.
4. Выдано — денежные средства, выданные сотруднику под отчет: исходящие платежные поручения, РКО и другие документы выдачи.
5. Возвраты / удержания — возврат сотрудником денежных средств компании, входящие платежи, ПКО, удержания из заработной платы и другие операции, уменьшающие задолженность сотрудника.
6. Остаток — рассчитай нарастающим итогом после каждой операции:
Остаток на начало + Выдано − Отчитался по расходам − Возвраты/удержания.
7. Комментарий — автоматически укажи:
положительный остаток — «Сотрудник должен компании»;
отрицательный остаток — «Компания должна сотруднику»;
нулевой остаток — «Расчеты закрыты».
В конце таблицы сделай строку «ИТОГО ЗА ПЕРИОД» и покажи итоговые суммы по колонкам «Отчитался», «Выдано», «Возвраты/удержания», конечный остаток и кто кому должен.
Контроль: конечный остаток в акте должен полностью совпадать с конечным сальдо карточки счета 1251. Также сверь общие обороты по дебету и кредиту карточки с перенесенными операциями. Если итог не совпадает — не исправляй разницу самостоятельно, а сообщи, какие операции вызывают расхождение.
Сохрани результат отдельным файлом Excel. Исходный шаблон не изменяй.
Каждый сотрудник просто прикладывает к своему GPT:
1. наш файл «Формат акт сверки подотчет.xlsx»;
2. карточку счета 1251 нужного сотрудника — можно PDF, а если Excel нормально читается, то Excel;
3. вставляет промт выше первый и детальный.
И дальше для следующих сотрудников уже можно писать коротко:
Сделай акт сверки по подотчету по приложенной карточке счета 1251 по тому же шаблону и правилам.
один готовый промт, чтобы они каждый раз прикладывали 2 файла: карточку счета 1251 + наш Excel-шаблон акта сверки.
