One Topic Per Day
Topic: GFR Provisions Related to Library Management
English Content
The General Financial Rules (GFR), 2017 provide important provisions for financial management, procurement, verification, accounting and disposal of government property. For librarians working in government institutions, knowledge of these provisions is important for maintaining proper records and ensuring audit compliance.
Rule 211 — Library Book Accounts
➨ Library books are maintained separately under Form GFR-18.
➨ Proper records should be maintained for books acquired, accessioned, issued, returned, transferred and disposed of.
Example: A newly purchased book should be entered into the appropriate library record before it becomes part of the library collection.
Rule 215 — Physical Verification of Library Books
➨ Up to 20,000 volumes: Physical verification every year.
➨ More than 20,000 and up to 50,000 volumes: Physical verification at least once every three years.
➨ More than 50,000 volumes: Sample physical verification at intervals of not more than three years. If abnormal shortages are detected, complete verification may be required.
Loss of Library Books
➨ Loss of up to 5 volumes per 1,000 volumes issued or consulted in a year may be considered reasonable, subject to prescribed conditions.
➨ Loss of a rare book requires investigation irrespective of its value.
➨ Loss of a book valued at more than ₹1,000 requires investigation as prescribed under GFR.
Example: If 12,500 volumes were issued or consulted during a year, the prescribed rate gives:
5 × 12.5 = 62.5 volumes
This does not mean that a librarian automatically has authority to write off 62 books. Losses must be dealt with through the prescribed procedure and approval of the competent authority.
Rule 217 — Disposal of Unserviceable/Surplus Goods
➨ Government property that becomes surplus, obsolete or unserviceable must be processed for disposal according to the prescribed procedure.
➨ A librarian should not independently discard government property without proper authorization.
Example: Old library furniture or obsolete equipment should first be processed and declared unserviceable through the competent authority before disposal.
Quick Revision
➨ Rule 211 → Library Book Accounts → Form GFR-18
➨ Rule 215 → Physical Verification of Library Books
➨ Up to 20,000 volumes → Every year
➨ 20,000–50,000 volumes → Once in 3 years
➨ Above 50,000 volumes → Sample verification within 3 years
➨ Reasonable loss rate → 5 volumes per 1,000 issued/consulted annually
➨ Rare book loss → Investigation required
➨ Book above ₹1,000 → Investigation as prescribed
➨ Rule 217 → Disposal of surplus/obsolete/unserviceable goods
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हिन्दी सामग्री
One Topic Per Day
विषय: पुस्तकालय प्रबंधन से संबंधित GFR के प्रावधान
General Financial Rules (GFR), 2017 सरकारी संस्थानों में वित्तीय प्रबंधन, खरीद, सत्यापन, लेखा-रखरखाव और सरकारी संपत्ति के निस्तारण से संबंधित महत्वपूर्ण प्रावधान प्रदान करते हैं। सरकारी संस्थानों में कार्यरत पुस्तकालयाध्यक्षों के लिए इन प्रावधानों की जानकारी उचित अभिलेख-रखरखाव और ऑडिट अनुपालन के लिए महत्वपूर्ण है।
नियम 211 — पुस्तकालय पुस्तक लेखा
➨ पुस्तकालय की पुस्तकों का लेखा अलग से Form GFR-18 में रखा जाता है।
➨ खरीदी गई, अभिगृहीत, निर्गत, वापस प्राप्त, स्थानांतरित और निस्तारित पुस्तकों का उचित रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए।
उदाहरण: नई खरीदी गई पुस्तक को पुस्तकालय संग्रह का हिस्सा बनाने से पहले संबंधित पुस्तकालय अभिलेख में दर्ज किया जाना चाहिए।
नियम 215 — पुस्तकालय पुस्तकों का भौतिक सत्यापन
➨ 20,000 तक पुस्तकें: प्रत्येक वर्ष भौतिक सत्यापन।
➨ 20,000 से अधिक और 50,000 तक: कम-से-कम प्रत्येक तीन वर्ष में एक बार भौतिक सत्यापन।
➨ 50,000 से अधिक: अधिकतम तीन वर्ष के अंतराल पर नमूना भौतिक सत्यापन। असामान्य कमी मिलने पर पूर्ण सत्यापन आवश्यक हो सकता है।
पुस्तकालय पुस्तकों की हानि
➨ एक वर्ष में जारी या परामर्श की गई प्रत्येक 1,000 पुस्तकों पर 5 पुस्तकों तक की हानि निर्धारित शर्तों के अधीन उचित मानी जा सकती है।
➨ दुर्लभ पुस्तक खोने पर उसके मूल्य की परवाह किए बिना जांच आवश्यक है।
➨ ₹1,000 से अधिक मूल्य की पुस्तक खोने पर GFR के अनुसार निर्धारित जांच आवश्यक है।
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