Сегодня хочу затронуть тему не про управление непосредственно, а про проект – про его функциональные области.
В последнее время сталкиваюсь, как мне кажется, в некорректным трактованием функциональной области «Документооборот».
Постараюсь правильно описать ситуацию…
Почему-то часто бытует представление, что документооборот – это просто программный продукт «Документооборот» с набором функций, которые можно использовать в рамках автоматизации процессов компании. И в рамках проекта специалисты, говоря о документообороте, рассуждают именно о функциях, которые присущи программному продукту. То есть «как настроить процедуру согласования заявки на оплату», «как настроить процедуру утверждения и подписания договора» и т.п.
Задачи верные. Но это скорее этакое локальное и частичное использование «полезных» функции программного продукта.
Как, мне кажется, такое направление взгляда на область «Документооборот» не верное.Давайте разбираться почему…
Начнем с программного продукта.
Конечно, Фирма 1С в своем портфеле имеет сильный программный продукт «1С:Документооборот». Его функциональность детально описана во многих источниках и включает модули:
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Управление процессами
• Почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Даже проектный учет
(на всякий случай даю ссылку https://v8.1c.ru/doc8/)
НО Говоря в проекте о функциональной области «Документооборот», надо понимать, что она не ограничивается только локальным использованием функций программного продукта. Говоря о функциональной области, мы должны говорить не о системе, а о бизнес-процессах. Ведь первичны-то бизнес-процессы, а система является лишь инструментом для организации и поддержки этих процессов.Что же входит в функциональную область «Документооборот»?
В рамках общего делопроизводства: • процессы работы с корреспонденцией: входящие и исходящие письма
• процессы работы с внутренними документами: организационно-распорядительные документы, локальные нормативные акты, служебные записки, протоколы)
• процессы работы с договорами
В рамках общего делопроизводства: кадровые приказы и трудовые договоры
Также контур специального/производственного делопроизводства: «первичка», финансовые документы, производственные документы
Ну, и ведение номенклатуры делТеперь надо понять, кто является заказчиком и пользователем системы.
Давайте вспомним, что на любом предприятии есть Канцелярия. Именно этот отдел является основным организатором, управленцем процесса «Документооборот».Помимо этого, вся компания «пронизана» процессами документооборота – созданием, согласованием, регистрацией, исполнением и хранением документов. Поэтому пользователями тех или иных функций системы «Документооборот» являются все отделы компании.
Что же происходит на практике
Чаще всего в проектах мы затрагиваем лишь контур специального/производственного делопроизводства. При этом говорим о нем, не как о процессе, а как о наборе локальных функций программного продукта – надо согласовать, надо подписать, вот этот акт, вот эту накладную, вот этот отчет.
В этом посте я же хотела бы обратить ваше внимание на то, что функциональная область «Документооборот» - это целый предметный блок, включающий свои процессы, опирающийся на нормативные государственные акты, требующий при внедрении наличия предметной квалификации в данной области.#Предметные_вопросы
