🔹 روش های کاهش مکاتبات اداری در سازمان
✍️ رضا خانی
نباید تصور شود که کاهش مکاتبات اداری به معنای حذف یا« کاهش ارتباطات» است، بلکه باید به معنای بهینه سازی، یکپارچه سازی و هوشمندسازی فرایندها و«اصلاح ارتباطات» برای حذف نامه های غیرضروری، تکراری و زمان بٓر، به آن نگاه شود؛ خواه مکاتبه کاغذی و خواه در اتوماسیون اداری باشد، چراکه تفاوتی در صرفِ زمان برای تهیۀ متن نخواهد داشت.
در ادامه به روش های کلیدی و کاربردی در کاهش مکاتبات اداری می پردازم:
۱- بررسی سوابق، آرشیو و بایگانی
بارها دیده شده مدیران و کارشناسان از سابقۀ یک موضوع اطلاع نداشته و بدون بررسی تاریخچۀ اتفاق یا نیاز اداری ، دست به قلم برده و نامۀ تکراری یا بخشنامه می زنند.
۲- پی گیری و سئوال حضوری
برخی و چه بسا بسیاری از واحدهای سازمانی در یک طبقه همجوار بوده ولی کارشناسان درحالیکه با مراجعه می توانند نسبت به دریافت آمار، اطلاعات یا پاسخ به سئوالات (در چند دقیقه) از همسایه اداری اقدام نمایند ولی اقدام به تهیه نامه می نمایند و در نهایت، چندین روز و هفته به انتظار پاسخ می نشینند!
۳- اتصال سیستم ها به یکدیگر
وقتی سیستم ها باهم تعامل و تبادل داشته باشند، نیاز به ارسال نامه برای اخذ اطلاعات، کاهش یا از بین می رود.
حتی در سامانه ها یا نرم افزارهایی می توان زمینۀ گفتگوی کارشناسان و مدیران با یکدیگر را فراهم نمود.
۴ـ جایگزینی تماس تلفنی و پیام کوتاه
برای اطلاع رسانی فوری یا پاسخ ساده(به مانند دعوت نامه یا یادآوری جلسه) می توان از پیام، پیامک، پست الکترونیکی یا تماس تلفنی بهره برد.
به خاطر دارم از یک مدیراستانی نامه ای مبنی بر ارسال مراحل (۴) گانۀ موضوعی را دریافت نمودم که در پاسخ، تلفنی مراحل را درمیان گذاشتم و موضوع خاتمه یافت.
۵- آموزش و استانداردسازی
ایجاد و پیاده سازی هر روش تازه ای، بدون فرهنگ سازی و استانداردسازی مؤثر نخواهد بود. لذا تدوین دستورالعمل مکاتبات اداری و آموزش مدیران و کارشناسان برای آشنایی با مزایایِ روش های جدید در هر سازمانی باید جدی گرفته شود.
البته باید توجه نمود برخی مکاتبات که الزام است به عنوان یک سند حقوقی نگهداری شود(به مانند موضوعات مالی) یا پاسخ به درخواست های برخی مدیران و مقامات سیاسی(به ویژه برون سازمانی) از این قوائد و روش ها مستثنی می باشند.
🆔 @Reza13491380 :تلگرام
➖〰➖〰➖〰➖〰➖
کانال منادیان تحول اداری:
https://t.me/evolutionandchange
""""""""°○°○°○°○°○°○°""""""""
اینستا گرام:
https://instagram.com/rezakh4913?utm_medium=copy_link
October 22, 2025 188 5
